Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für diese Website, für Anfragen über das Formular und für das Kundenkonto ist:

Digital2Face GmbH
Wigbertstraße 7
36251 Bad Hersfeld
vertreten durch die Geschäftsführer Toni Walther und Cenk Kilic
Telefon: 0152 04459617
E-Mail: info@digital2face.de

Für die Inhalte, die claire für eine Kundin oder einen Kunden verarbeitet (Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Gespräche), ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das gilt auch für Gäste, die über eine Gast-Seite oder claires Mailadresse einen Termin anfragen: Verantwortlich ist die Person, deren Termin es ist.

2. Aufruf dieser Website

Diese Website wird mit dem Website-Baukasten der onepage GmbH betrieben und auf deren Servern bereitgestellt. Beim Aufruf verarbeitet der Anbieter technisch nötige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Referrer und Browser, um die Seite auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht. Mit der onepage GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Schriftarten, Grafiken und Programmteile der Seite werden über die Server des Anbieters ausgeliefert. Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Tracker ein und speichern keine Cookies, die für den Betrieb nicht nötig sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

3. Anfrage über das Formular „Zugang anfragen“

Wenn du über das Formular einen Zugang anfragst, verarbeiten wir deinen Namen, deine Mailadresse, deine freiwillige Angabe, wobei claire dir helfen soll, deine Einwilligung sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage. Wir nutzen diese Angaben nur, um deine Anfrage zu bearbeiten, dich zu kontaktieren und dir einen Zugang anzubieten.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Name und Mailadresse brauchen wir, um dir antworten zu können; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

Die Anfragen werden im Kundenverwaltungssystem (CRM) der onepage GmbH gespeichert, die als unser Auftragsverarbeiter tätig ist. Wir löschen deine Angaben, sobald die Anfrage erledigt ist, spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt, wenn daraus kein Vertrag entsteht. Wird ein Vertrag geschlossen, gilt Abschnitt 11.

Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per Mail an info@digital2face.de. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

4. Kontakt per Mail oder Telefon

Schreibst du uns eine Mail oder rufst du an, verarbeiten wir deine Angaben (zum Beispiel Name, Mailadresse, Telefonnummer und dein Anliegen), um dein Anliegen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Angaben, wenn das Anliegen erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Konto und Anmeldung in der App

Für dein Konto verarbeiten wir Name, Mailadresse, die Google-Kennung der Anmeldung, gegebenenfalls deine Telegram-Chat-ID, Einstellungen und die Angaben, die du beim Abschluss von AGB und AVV machst (Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Mailadresse, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); den Nachweis über den Vertragsabschluss bewahren wir wegen gesetzlicher Pflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Nach der Anmeldung in der App speichern wir ein technisch nötiges Sitzungs-Cookie (30 Tage). Einstellungen wie Farbschema oder eingeklappte Seitenleiste merkt sich dein Browser lokal. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

6. Verbundene Konten und Dienste

Erst wenn du es ausdrücklich verbindest, greift claire auf deine Mails und Kalender bei Google, Microsoft oder Apple, auf weitere Postfächer, auf Lexware Office oder auf Apps wie Trello, Asana, ClickUp, Todoist, HubSpot, Slack oder AI Console zu. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Mailinhalte werden für eine Anfrage abgerufen und nicht dauerhaft gespeichert. Mails werden nur gesendet, Termine nur angelegt oder beantwortet, wenn du das im Einzelfall freigibst oder selbst eine automatische Regel einschaltest.

Über den offenen Standard MCP kannst du weitere Apps verbinden, etwa Zapier, Notion, Linear, Jira und Confluence, Stripe, Canva oder einen eigenen Server deiner Firma. Du meldest dich dabei mit deinem eigenen Konto bei der App an; den Zugang speichern wir verschlüsselt in deinem Bereich. Daten fließen nur, wenn claire für eine Anfrage oder eine von dir eingerichtete Beobachtung nachschaut. Alles, was in der App etwas ändert, führt claire nur nach deiner Freigabe aus. Jeder Aufruf wird in deinem Bereich protokolliert (App, Werkzeug, Zeitpunkt, ohne Inhalte) und nach 30 Tagen gelöscht. Für die Verarbeitung in der App selbst gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

Die Nutzung von Daten aus Google-APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Daten aus Google-Konten nutzen wir nur, um dir die Funktionen von claire bereitzustellen, nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

Den Zugriff kannst du jederzeit in der App unter claire anpassen → Verbindungen, mit /konto_entfernen im Telegram-Bot oder direkt bei Google unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

7. Künstliche Intelligenz

Um deine Anfragen zu beantworten, übermitteln wir die nötigen Inhalte an Anthropic (Claude). claire nutzt außerdem eine Websuche, wenn du nach Informationen aus dem Internet fragst. Anthropic verwendet diese Inhalte nicht zum Training seiner Modelle. Antworten entstehen automatisch und können Fehler enthalten. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft claire nicht.

8. Sprache und Telefon

Sprachnachrichten, Live-Gespräche, Meeting-Aufnahmen und Anrufe werden über ElevenLabs in Text umgewandelt und claires Antworten dort in Sprache. Tonaufnahmen speichern wir nicht; Abschriften liegen bei ElevenLabs höchstens 7 Tage. Den Gesprächsverlauf als Text speichern wir in deinem Bereich, bis du ihn löschst.

9. Meldungen, Telegram und Standort

Push-Meldungen laufen verschlüsselt über den Push-Dienst deines Browsers (Apple, Google oder Mozilla). Nutzt du Telegram, gehen Nachrichten über die Telegram-Server; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Telegram. Deinen Standort verarbeitet claire nur, wenn du ihn in der App oder über OwnTracks freigibst, um Fahrzeiten zu Terminen zu berechnen; dafür gehen Start, Ziel und Uhrzeit an Google Maps.

10. Empfänger und Drittländer

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen:

• onepage GmbH: Hosting dieser Website und Speicherung der Anfragen aus dem Formular (CRM). Ort: Deutschland/EU. Garantien: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA: Betrieb der App (Server, Hintergrundaufgaben, Auslieferung der Web-App). Ort: Rechenzentrum Frankfurt am Main (fra1); Zugriff aus den USA möglich. Garantien: EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln.
• Google Cloud EMEA Ltd. / Google LLC (Firebase, Cloud Firestore): Datenbank für Konten, Einstellungen, Gesprächsverlauf, Aufgaben, Wissen und verschlüsselte Zugangsschlüssel. Ort: Google-Rechenzentren laut Projekteinstellung; Zugriff aus den USA möglich. Garantien: EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Ltd., Dublin, und Anthropic, PBC, San Francisco, USA): KI-Verarbeitung (Claude): Verstehen von Anfragen, Zusammenfassen, Entwürfe, Einordnen neuer Mails, Websuche. Ort: USA und weitere Standorte von Anthropic. Garantien: Standardvertragsklauseln; keine Nutzung der Inhalte zum Training von Modellen.
• ElevenLabs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA: Sprache: Umwandlung von Sprachnachrichten in Text, Sprachausgabe, Live-Gespräch und Telefonie. Ort: USA und EU. Garantien: EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln; keine Speicherung von Tonaufnahmen, Abschriften höchstens 7 Tage.
• Google LLC (Google Maps Platform, Routes API): Berechnung von Fahrzeiten zu Terminen mit Ort (Start- und Zieladresse, Uhrzeit). Ort: USA und weitere Standorte von Google. Garantien: EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln.

Bei Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger zertifiziert ist, und sonst auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Weitergabe an sonstige Dritte oder eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt.

11. Speicherdauer

Daten aus der App speichern wir, solange dein Konto besteht. Löschst du deinen Bereich, löschen wir alle Inhalte und entziehen die Zugriffe auf verbundene Konten, spätestens nach 30 Tagen. Den Nachweis über den Abschluss von AGB und AVV bewahren wir bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (bis zu sechs Jahre, für Buchungsbelege bis zu zehn Jahre). Meldungen in der App verfallen nach 7 Tagen. Für Anfragen über das Formular und per Mail gelten die Fristen in den Abschnitten 3 und 4.

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Export und Löschung kannst du in der App unter claire anpassen → Verbindungen selbst auslösen. Für alles andere schreib an info@digital2face.de.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich claire, diese Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.